采购订单（Purchase Order，简称PO）是买方向卖方发出的正式商业文件，要求供应特定的商品或服务。 它详细指明了产品或服务的类型、数量和双方同意的价格。 一旦卖方接受订单，采购订单就作为买卖双方之间具有法律约束力的协议。

创建：买方创建采购订单。 这份文件包括产品或服务的类型、数量、价格、交货日期和付款条件等详细信息。 它还可能包括与运输和处理有关的条款。
审批：在向卖方发送采购订单之前，通常由买方组织中有权承诺此类支出的人员审查并批准。
发出：一旦获得批准，采购订单便被发送给卖方。 在现代交易环境中，这通常是以电子方式进行。
接受：卖方审查采购订单，如果同意条款，则接受它。 接受采购订单后，就在买方和卖方之间建立了合同，卖方有义务按约定的条款提供商品或服务，买方则有义务支付。
履行：卖方履行订单，按照采购订单中指定的方式交付商品或服务。
开票和付款：商品或服务交付后，卖方向买方发送发票。 这张发票应与采购订单的详细信息（数量、价格等）相符。 然后买方处理此发票并根据约定的条款进行付款。

财务控制：采购订单帮助组织管理支出和预算，确保购买得到事先授权并记录下来。
法律保护：它们提供了清晰且具有法律约束力的购买协议文件，这在解决争议时非常有用。
订单准确性：通过清楚指定订购的商品或服务，降低订单错误的风险。
记录保存：采购订单有助于记录保存，是会计实践中审计跟踪的重要部分。

标准采购订单：用于一次性购买商品和服务。
计划采购订单：包括未来交货的时间表，通常用于重复订单。
框架采购订单：与供应商建立一个特定金额的信用额度，允许在一段时间内多次提款。
合同采购订单：用于在一段时间内已知商品或服务的细节，但具体数量和交货时间不固定，可以在后续订单中具体指定。

采购订单是业务采购过程的基础，提供了一种结构化和受控的方式来管理购买，并确保买卖双方对交易条款有清晰的了解。 它们有助于维持财务纪律和组织的运营效率。