在快節奏的國際貿易世界中，高效的溝通和精確的指示對於成功的船運操作至關重要。在優化出口流程中扮演關鍵角色的一個文件是「 託運申請書 」（Shipper’s Letter of Instruction，簡稱 SLI ）。今次FreightAmigo將深入探討 SLI 的重要性、其關鍵組成部分以及如何促進出口商和貨運代理間的無縫協調。
Latest update on 29 January, 2024 by Aurora Park– Marketing Analyst at FreightAmigo
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甚麼是「託運申請書」？
「託運申請書」（Shipper’s Letter of Instruction，簡稱SLI）是一份詳細的文件，描述了出口商對其代理人（通常是貨運代理）關於貨物通過空運或海運運輸的具體指示。可以將其視為一封信函，向您的代理人/貨運代理提供有關如何以及往哪裡發送您的產品的重要細節。
託運申請書的三個主要目的
託運申請書（SLI）的主要目的可以分為三個關鍵方面：
- 運輸和文件指示：託運申請書作為一種媒介，向您的貨運代理提供詳細的運輸和文件指示。它確保您的代理人擁有處理和管理您的貨物所需的所有必要信息。
- 出口管制和報告信息：通過包含出口管制和報告信息，託運申請書使出口商能夠遵守監管要求。它確保提供和傳遞所有必要的出口管制文件的準確性。
- 電子出口信息（EEI）傳輸的授權：託運申請書向您的代理人傳達了代表您向自動出口系統（AES）傳輸電子出口信息（EEI）的授權。這一步對於遵守聯邦監管標準，特別是從美國出口，至關重要。
誰使用託運申請書？
託運申請書由出口商填寫，並與其他出口文件一起發送給貨運代理。它作為其他文件的封面備忘，並概述了貨運代理需要知道的重要信息。
使用託運申請書的好處
雖然使用託運申請書並非強制性要求，但向貨運代理提供詳細指示可以顯著影響您貨物運輸的成功。以下是使用託運申請書的幾個關鍵好處：
- 清晰溝通：通過提供詳細指示，確保貨運代理明白您的要求和期望。這有助於避免誤解，減少運輸過程中的錯誤或延誤風險。
- 高效運營：有了一份精心準備的託運申請書，貨運代理擁有所有必要的信息，能夠更高效地處理您的貨物運輸。這可以帶來更快的處理時間，更順暢的物流流程，並且節省總體成本。
- 法規合規：託運申請書包含必要的出口管制和報告信息，確保您的貨物遵守相關法規要求。這對於避免罰款和促進順利的海關清關至關重要。
- 簡化文書工作：託運申請書將所有所需信息提供在一個文件中，簡化了文書工作流程。這為出口商和貨運代理節省了時間和精力，減少了遺漏或不完整文件的可能性。
- 提升客戶體驗：通過提供全面的指示，您使貨運代理能夠精確處理您的貨物，確保產品按時、以最佳狀態到達目的地。這反過來提升了整體客戶體驗，加強了您的業務關係。
託運申請書的重要組成部分
為確保出口商提供的信息明確一致，美國國家海關經紀人和貨運代理協會（NCBFAA）於2014年推出了一種模板託運申請書格式。雖然這種格式並非強制性要求，但提供了一種標準化的方法供出口商參考。以下是託運申請書應包含的一些重要組件：
- 出口商信息：清楚列出出口商的名稱和聯繫方式，以及任何相關的識別號碼（例如，出口商識別號）。
- 運輸詳細信息：指明運輸方式（例如，航空、海洋）並提供有關起運港口或機場以及目的地的準確信息。
- 貨物描述：包括對所運送貨物的詳細描述，例如數量、重量、尺寸和包裝。這些信息有助於確保對產品進行適當的處理和儲存。
- 收貨人詳細信息：提供最終收貨人的名稱和聯繫信息，該收貨人將在目的地接收貨物。此外，包括涉及貨物運輸過程中的任何中間收貨人的信息。
- 特殊處理指示：如果您的貨物有任何特殊處理要求，例如不可堆疊貨物或運輸過程中的特定方向，請清楚傳達這些指示。
- 出口管制信息：包括任何必要的出口管制信息，如出口許可證或限制，以確保符合相關法規。
- 保險和費用：說明您是否需要貨物的保險覆蓋，並指明由誰負責相關費用。此部分有助於澄清運輸過程中的財務方面。
- 授權書：如果您授權貨運代理代表您處理海關和出口管制事務，請包含授權書條款。
- 特別指示：提供任何特定於您貨物運輸的附加指示或要求，確保您的貨運代理了解任何特殊情況或需求。
託運申請書完成後，應由出口商簽署並注明日期，以確認他們同意所提供的指示。
完成託運申請書：逐步指南
按照系統化的方法填寫託運申請書可以讓整個過程變得直截了當。以下是一個逐步指南，以幫助您準確填寫託運申請書：
- 收集信息：收集有關您的貨物運輸的所有必要細節，包括運輸信息、貨物描述、收貨人信息和任何特殊指示。
- 選擇託運申請書格式：選擇與您需求相符的託運申請書格式。NCBFAA模板託運申請書格式被廣泛使用，提供了一個全面的模板，指導出口商填寫。
- 填寫出口商詳細信息：在託運申請書的指定部分輸入您公司的名稱、地址和聯繫信息。
- 提供運輸詳細信息：指定運輸方式（航空或海洋），並準確說明起運港口或機場以及目的地。
- 描述貨物：詳細描述所運送貨物，包括數量、重量、尺寸和包裝細節。這些信息有助於確保在整個運輸過程中進行適當的處理和儲存。
- 包括收貨人信息：提供最終收貨人的姓名、聯繫方式和任何相關的識別號碼。如果涉及中間收貨人，也請包括其信息。
- 指定特殊處理指示：如果您的貨物需要任何特殊處理，例如易碎物品或溫度敏感產品，請在託運申請書中清楚傳達這些指示。
- 處理出口管制要求：如果您的貨物運輸涉及任何出口管制法規，例如出口許可證的需求或遵守特定限制，請在託運申請書中包含這些信息。
- 確定保險和費用：指明您是否需要貨物的保險覆蓋，並指明由誰負責相關費用。這樣可以確保財務責任的透明度，避免對財務責任產生任何混淆。
- 授權書（如適用）：如果您想授予貨運代理在海關和出口管制事務上代表您行事的權限，請在託運申請書中包含授權書條款。
- 添加特殊指示（如有）：包括對您的貨物運輸具有獨特性的任何附加指示或要求。這些可能是特定的交貨指示或任何其他相關細節，這些細節將有助於貨運代理正確處理您的貨物。
- 簽署並注明日期：完成託運申請書的所有必要部分後，簽署並注明日期，以確認您同意所提供的指示。
遵循這些步驟，您可以確保您的託運申請書準確無誤，為貨運代理提供所有必要的信息，以有效地處理您的貨物。
利用技術實現高效的託運申請書填寫
手動完成託運申請書可能非常耗時，特別是如果您需要處理多個託運貨物。幸運的是，現在有可用的軟件解決方案，可以簡化和加速託運申請書的填寫過程。
通過使用出口文件軟件，例如Shipping Solutions，您可以加快託運申請書的填寫過程，並消除重複輸入數據的需求。這些軟件解決方案將引導您完成託運申請書的過程，確保準確高效地捕獲所有必要信息。這樣可以節省您的時間，並減少託運申請書中出現錯誤或遺漏的機會。
結論
在複雜的國際貿易世界中，有效的溝通和精確的指示對於成功的貨物運輸業務至關重要。出貨人指示書（SLI）作為一個重要文件，使出口商能夠向貨運代理提供具體的指示。通過包含運輸詳細信息、出口管制信息和授權條款，SLI確保出口商與物流合作夥伴之間的順暢協調。
使用SLI有多個好處，包括清晰的溝通、高效的操作、合規性、簡化的文件處理以及提升客戶體驗。通過準確和全面地填寫SLI，出口商可以促進貨物的順利運輸，並保持符合相關法規。
隨著出口文件軟件等軟件解決方案的提供，填寫SLI變得更加方便高效。利用技術可以顯著簡化SLI填寫過程，節省時間並減少錯誤的機會。
總之，了解出貨人指示書的重要性並在貨物運輸業務中有效利用它可以實現更順暢的物流、改善合規性並提升客戶滿意度。通過向貨運代理提供清晰的指示，您可以確保產品安全、高效地到達目的地，為您的國際貿易努力的增長和成功做出貢獻。
