在当今竞争激烈的商业环境中，组织必须制定有效的采购策略来优化支出、最大限度地减少浪费开支并推动增长。 无论是获取生产原材料还是获取支持日常运营的服务，采购流程对于公司的成功都起着至关重要的作用。 在这份综合指南中，我们将探讨采购的定义和重要性、成功的采购策略所涉及的步骤，以及如何利用采购技术来简化组织的采购周期。
Author Name:Tiffany Lee – Marketing Analyst at FreightAmigo
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什么是采购？
采购是组织所需的商品和服务的采购、获取和付款的端到端过程。 虽然“采购”、“购买”和“货源”等术语经常互换使用，但重要的是要了解它们代表整个采购职能的不同组成部分。 采购侧重于订购和交付方面，而采购则涉及选择合适的供应商。 采购涵盖整个流程，包括采购、采购、结算、采购数据分析以及未来支出规划。
采购在商业中的重要性
每个企业都依赖材料、商品和服务来实现其目标。 有效管理这些收购对于控制成本、优化预算和确保平稳运营至关重要。 明确的采购策略使组织能够以最优惠的价格和条件采购商品和服务，同时还培养牢固的供应商关系。 通过谈判有利的条款和简化采购流程，组织可以节省成本，最大限度地减少浪费支出，并深入了解如何部署预算。 然后可以将这些节省下来的资金进行再投资，以推动增长并提供市场竞争优势。
采购类型
公司根据其特定需求和目标进行不同类型的采购。 了解这些类型的采购可以帮助组织相应地调整其策略。
直接采购
直接采购涉及获取与组织内生产过程直接相关的商品和服务。 这包括原材料、组件、软件或直接支持公司产品生产的任何其他物品。
间接采购
间接采购是指采购与生产过程不直接相关的商品和服务。 此类别包括办公用品、内部通信软件、设施服务以及支持组织日常运营但不属于核心生产流程的其他项目。
直接和间接采购都涉及商品（有形物体）和服务（无形采购）的采购。 货物采购包括原材料、办公用品、家具和其他实物物品，而服务采购包括咨询、软件即服务（SaaS）和设施维护等专业服务。
采购流程：分步指南
明确的采购流程对于有效的采购管理至关重要。 虽然每个组织可能有自己独特的流程，但采购周期的核心步骤通常保持不变。 让我们详细探讨这些步骤：
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确定需求
当组织内的利益相关者确定对产品、材料、软件或服务的需求时，采购流程就开始了。 这种需求通常在摄入表或申请表中概述，其中包括批准和处理采购所需的所有相关信息。
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提交采购申请
一旦确定需求，利益相关者就填写采购申请表。 此表格提供有关所请求购买的详细信息，包括规格、数量、交付要求以及针对特定解决方案或服务提供商的任何建议。
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评估潜在供应商
采购部门根据竞争分析和现有的战略采购合作伙伴关系评估潜在供应商。 该评估过程可能涉及竞争性投标过程，例如征求建议书（RFP）或征求报价单（RFQ），以确定能够满足组织要求的最佳供应商。
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谈判条款和条件
一旦选择了最佳供应商，采购团队就会启动谈判过程。 这涉及与供应商的销售代表合作确定采购的定价、条款和条件。 只有在满足所有部门先决条件并获得任何必要的批准后，才应进行谈判。
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创建采购订单
谈判过程完成后，采购部门将创建采购订单 (PO)，以正式从选定的供应商处获取商品或服务。 PO 通常会经过审批流程，以确保所有交易满足组织的期望并符合相关政策和法规。 一旦获得批准，采购订单将被传送给供应商以供履行。
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收货及审核
一旦供应商履行订单，采购团队就会收到货物或服务并进行检查，以确保发货的质量和准确性。 如果收到的物品不符合预期，接收者可以向供应商寻求调整或发起退货流程。
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协调和匹配
收货完成后，进行三向匹配，确保发货、发票、采购订单相符。 此匹配过程有助于验证交易的准确性，并确保组织为其收到的商品或服务付款。 此外，还对供应商进行评估，以评估他们在交付过程中的表现和对合同条件的遵守情况。
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发票审批与结算
三向匹配完成后，供应商的发票将提交进行处理。 发票经过必要的批处理、编码和付款安排。 此步骤可确保准确及时地向供应商付款。
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交易结束后的活动
采购周期完成后，将进行各种交割后活动。 其中包括记录保存、报告、支出分析、供应商评估、合同管理以及供应商入职或终止。 这些活动对于维护准确的采购记录、发现节省成本的机会以及不断改进采购流程至关重要。
采购技术在简化流程中的作用
管理采购流程和分析采购数据可能是一项复杂且耗时的任务，尤其是对于处理大量供应商和发票的组织而言。 这就是采购技术发挥作用的地方。 通过利用采购软件，组织可以自动化采购周期的各个方面并集中采购数据，从而减少人工工作并实现更好的决策。 让我们探讨采购技术如何优化您的采购流程：
分析和关联采购数据
采购软件使企业能够分析采购数据并了解其背景，从而使他们能够制定更准确的预算并有效地规划产能。 通过深入了解支出模式，组织可以确定节省成本的领域，并做出与其财务目标相符的战略决策。
简化供应商选择
采购软件通过提供竞争分析和战略采购工具来促进供应商选择过程。 它使买家能够根据各种标准（例如价格、质量、可靠性和过去的表现）评估潜在的供应商。 这简化了供应商选择流程，并使组织能够在采购商品和服务时做出明智的决策。
集中合同和供应商数据
采购技术集中了合同、基准测试和供应商数据，使参与采购流程的利益相关者可以轻松访问这些数据。 这个集中的信息存储库可以帮助组织与供应商协商更好的条款，跟踪合同义务的绩效，并发现改进的机会。
自动三向匹配和协调
采购流程中最耗时的方面之一是发票、采购订单和收据的三向匹配和对账。 采购软件使这一过程自动化，消除了手动工作并减少了错误或差异的机会。 这种自动化确保了准确的支付处理并改善了整体财务控制。
简化发票和供应商付款
采购软件通过自动化数据输入、消除发票异常以及集成和合并供应商付款来简化发票和供应商付款流程。 这不仅节省了时间，还改善了现金流管理并加强了供应商关系。
将采购与 FreightAmigo 集成
为了进一步提高采购流程的效率，请考虑将其与领先的供应链物流和货运管理平台 FreightAmigo 集成。 通过将采购与运输需求评估、成本估算、物流评估以及实时可见性和跟踪无缝连接，FreightAmigo 优化了运输规划、成本控制、供应商评估和高效的装运安排。
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- 在采购过程中评估运输要求并估算运输成本。
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通过将 FreightAmigo 与您的采购流程集成，您可以实现供应链的端到端可见性和控制，提高运营效率并节省成本。
结论
总之，明确的采购策略对于任何组织的成功都至关重要。 它可以有效地采购商品和服务，节省成本，并培养牢固的供应商关系。 通过遵循结构化采购流程并利用采购技术，组织可以简化采购周期并获得持续改进的宝贵见解。 将采购与 FreightAmigo 集成，通过优化运输规划和物流管理，进一步提高采购流程的效率。 拥抱采购的魅力，释放组织增长和成功的潜力。
