在當今競爭激烈的商業環境中，組織必須制定有效的採購策略來優化支出、最大限度地減少浪費開支並推動增長。無論是獲取生產原材料還是獲取支持日常運營的服務，採購流程對於公司的成功都起著至關重要的作用。在這份綜合指南中，我們將探討採購的定義和重要性、成功的採購策略所涉及的步驟，以及如何利用採購技術來簡化組織的採購週期。
Author Name:Tiffany Lee – Marketing Analyst at FreightAmigo
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什麼是採購？
採購是組織所需的商品和服務的採購、獲取和付款的端到端過程。雖然“採購”、“購買”和“貨源”等術語經常互換使用，但重要的是要了解它們代表整個採購職能的不同組成部分。採購側重於訂購和交付方面，而採購則涉及選擇合適的供應商。採購涵蓋整個流程，包括採購、採購、結算、採購數據分析以及未來支出規劃。
採購在商業中的重要性
每個企業都依賴材料、商品和服務來實現其目標。有效管理這些收購對於控製成本、優化預算和確保平穩運營至關重要。明確的採購策略使組織能夠以最優惠的價格和條件採購商品和服務，同時還培養牢固的供應商關係。通過談判有利的條款和簡化採購流程，組織可以節省成本，最大限度地減少浪費支出，並深入了解如何部署預算。然後可以將這些節省下來的資金進行再投資，以推動增長並提供市場競爭優勢。
採購類型
公司根據其特定需求和目標進行不同類型的採購。了解這些類型的採購可以幫助組織相應地調整其策略。
直接採購
直接採購涉及獲取與組織內生產過程直接相關的商品和服務。這包括原材料、組件、軟件或直接支持公司產品生產的任何其他物品。
間接採購
間接採購是指採購與生產過程不直接相關的商品和服務。此類別包括辦公用品、內部通信軟件、設施服務以及支持組織日常運營但不屬於核心生產流程的其他項目。
直接和間接採購都涉及商品（有形物體）和服務（無形採購）的採購。貨物採購包括原材料、辦公用品、家具和其他實物物品，而服務採購包括諮詢、軟件即服務（SaaS）和設施維護等專業服務。
採購流程：分步指南
明確的採購流程對於有效的採購管理至關重要。雖然每個組織可能有自己獨特的流程，但採購週期的核心步驟通常保持不變。讓我們詳細探討這些步驟：
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確定需求
當組織內的利益相關者確定對產品、材料、軟件或服務的需求時，採購流程就開始了。這種需求通常在攝入表或申請表中概述，其中包括批准和處理採購所需的所有相關信息。
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提交採購申請
一旦確定需求，利益相關者就填寫採購申請表。此表格提供有關所請求購買的詳細信息，包括規格、數量、交付要求以及針對特定解決方案或服務提供商的任何建議。
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評估潛在供應商
採購部門根據競爭分析和現有的戰略採購合作夥伴關係評估潛在供應商。該評估過程可能涉及競爭性投標過程，例如徵求建議書（RFP）或徵求報價單（RFQ），以確定能夠滿足組織要求的最佳供應商。
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談判條款和條件
一旦選擇了最佳供應商，採購團隊就會啟動談判過程。這涉及與供應商的銷售代表合作確定採購的定價、條款和條件。只有在滿足所有部門先決條件並獲得任何必要的批准後，才應進行談判。
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創建採購訂單
談判過程完成後，採購部門將創建採購訂單 (PO)，以正式從選定的供應商處獲取商品或服務。 PO 通常會經過審批流程，以確保所有交易滿足組織的期望並符合相關政策和法規。一旦獲得批准，採購訂單將被傳送給供應商以供履行。
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收貨及審核
一旦供應商履行訂單，採購團隊就會收到貨物或服務並進行檢查，以確保發貨的質量和準確性。如果收到的物品不符合預期，接收者可以向供應商尋求調整或發起退貨流程。
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協調和匹配
收貨完成後，進行三向匹配，確保發貨、發票、採購訂單相符。此匹配過程有助於驗證交易的準確性，並確保組織為其收到的商品或服務付款。此外，還對供應商進行評估，以評估他們在交付過程中的表現和對合同條件的遵守情況。
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發票審批與結算
三向匹配完成後，供應商的發票將提交進行處理。發票經過必要的批處理、編碼和付款安排。此步驟可確保准確及時地向供應商付款。
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交易結束後的活動
採購週期完成後，將進行各種交割後活動。其中包括記錄保存、報告、支出分析、供應商評估、合同管理以及供應商入職或終止。這些活動對於維護準確的採購記錄、發現節省成本的機會以及不斷改進採購流程至關重要。
採購技術在簡化流程中的作用
管理採購流程和分析採購數據可能是一項複雜且耗時的任務，尤其是對於處理大量供應商和發票的組織而言。這就是採購技術發揮作用的地方。通過利用採購軟件，組織可以自動化採購週期的各個方面並集中採購數據，從而減少人工工作並實現更好的決策。讓我們探討採購技術如何優化您的採購流程：
分析和關聯採購數據
採購軟件使企業能夠分析採購數據並了解其背景，從而使他們能夠制定更準確的預算並有效地規劃產能。通過深入了解支出模式，組織可以確定節省成本的領域，並做出與其財務目標相符的戰略決策。
簡化供應商選擇
採購軟件通過提供競爭分析和戰略採購工具來促進供應商選擇過程。它使買家能夠根據各種標準（例如價格、質量、可靠性和過去的表現）評估潛在的供應商。這簡化了供應商選擇流程，並使組織能夠在採購商品和服務時做出明智的決策。
集中合同和供應商數據
採購技術集中了合同、基準測試和供應商數據，使參與採購流程的利益相關者可以輕鬆訪問這些數據。這個集中的信息存儲庫可以幫助組織與供應商協商更好的條款，跟踪合同義務的績效，並發現改進的機會。
自動三向匹配和協調
採購流程中最耗時的方面之一是發票、採購訂單和收據的三向匹配和對賬。採購軟件使這一過程自動化，消除了手動工作並減少了錯誤或差異的機會。這種自動化確保了準確的支付處理並改善了整體財務控制。
簡化發票和供應商付款
採購軟件通過自動化數據輸入、消除發票異常以及集成和合併供應商付款來簡化發票和供應商付款流程。這不僅節省了時間，還改善了現金流管理並加強了供應商關係。
將採購與 FreightAmigo 集成
為了進一步提高采購流程的效率，請考慮將其與領先的供應鏈物流和貨運管理平台 FreightAmigo 集成。通過將採購與運輸需求評估、成本估算、物流評估以及實時可見性和跟踪無縫連接，FreightAmigo 優化了運輸規劃、成本控制、供應商評估和高效的裝運安排。
通過 FreightAmigo，您可以：
- 在採購過程中評估運輸要求並估算運輸成本。
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- 將採購數據與FreightAmigo 的綜合平台集成，以全面了解您的供應鏈物流。
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結論
總之，明確的採購策略對於任何組織的成功都至關重要。它可以有效地採購商品和服務，節省成本，並培養牢固的供應商關係。通過遵循結構化採購流程並利用採購技術，組織可以簡化採購週期並獲得持續改進的寶貴見解。將採購與 FreightAmigo 集成，通過優化運輸規劃和物流管理，進一步提高采購流程的效率。擁抱採購的魅力，釋放組織增長和成功的潛力。
