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什麼是採購申請表？

採購申請表是員工代表公司請求購買商品或服務的內部文件。它是創建有效的採購審核跟踪的第一步，並提交給採購部門審批。一旦獲得批准，就會向供應商發出採購訂單，使採購成為具有法律約束力的合同。

採購申請表的內容

採購申請表通常包括以下信息：

1. 請求人姓名及部門
2. 請求日期
3. 要求的產品或服務
4. 商品描述、數量和價格
5. 購買理由
6. 供應商的法定名稱

採購申請工作流程涉及的步驟

採購申請工作流程中的步驟可能因公司而異。然而，該過程的基本輪廓保持不變。讓我們更詳細地探討每個步驟：

1. 提交採購申請表

員工認識到對商品或服務的需求，並填寫採購申請表，其中包含所需購買的詳細信息。該表格可以手動填寫，也可以通過支出管理軟件填寫，具體取決於公司的流程。

2. 直線經理的批准

然後，採購申請表將經過內部審批流程，由申請者所在部門的直線經理進行驗證。直線經理確保採購的合法性，並檢查採購的價值不超過部門分配的支出限額。

3. 庫存部門盤點

接下來，申請表被發送到庫存部門，該部門將其與公司的現有庫存進行檢查。如果所請求的物料尚無庫存，庫存部門會將請求轉發給採購部門。

4. 採購部門篩選

在採購部門，請求由相應的官員（通常是採購經理）處理。該官員確定產品/服務的業務需求，檢查購買的合法性，並確認申請已正式簽署和授權。如果缺少任何重要細節，官員可以填寫這些細節或將表格發送回請求者以完成。如果請求顯得不適當或超出適用的採購限制，採購申請表將被拒絕，並附上證明拒絕合理性的評論發送回請求者。

5. 生成採購訂單

如果採購申請表獲得所有必要的批准，則會生成採購訂單並發送給供應商。一旦供應商接受采購訂單，採購就成為具有法律約束力的合同。

6. 訂單交付和評估

當供應商交付產品或服務時，接收部門檢查訂單的質量和數量。進行三向匹配流程，包括比較採購訂單、訂單收據/裝箱單和發票，以確保訂單的準確性。此步驟可確保財務或會計團隊僅支付他們訂購和收到的物品的費用，從而防止任何超額付款。如果需要任何退貨，則由倉庫或收貨團隊處理。

7. 發票付款

一旦滿足所有文件要求，採購訂單就會關閉。供應商的發票由財務團隊批准，輸入應付賬款，並根據條款和條件付款。

在採購流程中實施採購申請的好處

在採購過程中強制使用採購申請表可以為企業帶來多種好處。讓我們更詳細地探討這些好處：

1. 採購過程的透明度

採購申請工作流程中涉及的步驟增加了分級審批級別，確保檢查文檔的準確性和合法性。此工作流程提供了部門發出和提交的表格的證據，確認請求者俱有合法的供應商業目的。採購申請表通常包括適用的預算和採購限制，在採購前通知請求者。這確保了產品和服務是在直線經理同意的情況下購買的，並且有足夠的可用資金。

2. 簡化採購流程

集中採購流程並讓員工使用採購申請表可以形成定義明確且易於管理的工作流程。它簡化了傳入產品和服務的組織和識別，並簡化了庫存管理。最終，集中採購系統加快了採購流程，減少了各個部門造成的延誤，從而提高了整體效率。

3. 預防欺詐

由於缺乏明確的協議，員工有可能從事欺詐行為，例如訂購個人使用的材料或與供應商串通從公司竊取材料。採購申請表可確保員工在未遵循正式流程的情況下無法直接向供應商訂購商品，從而防止欺詐。審批工作流程和文檔跟踪提供透明度，使檢測和防止欺詐活動變得更加容易。

4. 避免重複訂單

在有多名員工參與採購的大公司中，採購申請表可以幫助採購部門跟踪請求並避免意外地對同一訂單進行重複採購。這可以防止不必要的開支並確保有效利用公司資源。

5. 加強問責制和業務安全

採購申請表可以證明某個部門需要某些材料並且已訂購這些材料。收到材料後，申請表會創建一個文件跟踪以顯示物品已交付。如果以後出現有關訂購商品或協商價格的任何問題，該記錄可用作備份證據。它通過提供採購決策的書面記錄來增強責任感並增強業務安全性。

6. 節省成本

通過建立單一平台來管理採購請求，企業可以節省金錢和時間。聚合採購可以全面了解購買模式，從而使企業能夠與供應商協商優惠價格。這種整合的採購方法有助於發現節省成本的機會並優化採購支出。

7. 審計期間的證明

採購申請表在審計過程中發揮著至關重要的作用，因為它們提供了經理批准公司採購決策的證據。這些表格包含所有必要的詳細信息，例如請求者的信息、批准時間和批准的材料，使其成為審計的完美證據。

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將 FreightAmigo 與您的採購申請系統集成可以實現採購和物流之間的無縫連接。通過將兩者聯繫起來，您可以將運輸要求與採購申請相匹配，估算運輸成本並促進物流協調。這種集成簡化了採購流程，確保物流和採購需求之間的一致性，並優化供應鏈運營。

雖然採購申請表看起來只是另一種需要填寫的表格，但它在簡化採購流程方面發揮著重要作用。它提供對採購的內部控制，防止欺詐，創建審計跟踪，並有助於使採購流程透明且高效。通過強制使用採購申請表並將其與 FreightAmigo 等其他系統集成，企業可以提高采購流程的整體效率並優化供應鏈運營。

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