採購訂單（Purchase Order，簡稱 PO）是買方向賣方發出的正式商業文件，要求供應特定的商品或服務。它詳細指明了產品或服務的類型、數量和雙方同意的價格。一旦賣方接受訂單，採購訂單就作為買賣雙方之間具有法律約束力的協議。

創建：買方創建採購訂單。這份文件包括產品或服務的類型、數量、價格、交貨日期和付款條件等詳細資訊。它還可能包括與運輸和處理有關的條款。

審批：在向賣方發送採購訂單之前，通常由買方組織中有權承諾此類支出的人員審查並批准。

發出：一旦獲得批准，採購訂單便被發送給賣方。在現代交易環境中，這通常是以電子方式進行。

接受：賣方審查採購訂單，如果同意條款，則接受它。接受採購訂單後，就在買方和賣方之間建立了合同，賣方有義務按約定的條款供應商品或服務，買方則有義務支付。

履行：賣方履行訂單，按照採購訂單中指定的方式交付商品或服務。

開票和付款：商品或服務交付後，賣方向買方發送發票。這張發票應與採購訂單的詳細資訊（數量、價格等）相符。然後買方處理此發票並根據約定的條款進行付款。

財務控制：採購訂單幫助組織管理支出和預算，確保購買得到事先授權並記錄下來。

法律保護：它們提供了清晰且具有法律約束力的購買協議文件，這在解決爭議時非常有用。

訂單準確性：通過清楚指定訂購的商品或服務，降低訂單錯誤的風險。

記錄保存：採購訂單有助於記錄保存，是會計實踐中審計跟踪的重要部分。

標準採購訂單：用於一次性購買商品和服務。

計劃採購訂單：包括未來交貨的時間表，通常用於重複訂單。

框架採購訂單：與供應商建立一個特定金額的信用額度，允許在一段時間內多次提款。

合同採購訂單：用於在一段時間內已知商品或服務的細節，但具體數量和交貨時間不固定，可以在後續訂單中具體指定。

採購訂單是業務採購過程的基礎，提供了一種結構化和受控的方式來管理購買，並確保買賣雙方對交易條款有清晰的了解。它們有助於維持財務紀律和組織的運營效率。